Co widzi pracodawca na L4? Wszystko o e-zwolnieniu lekarskim (e-ZLA)

Co to jest e-zwolnienie lekarskie i jak działa?

E-zwolnienie to zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy przechowywane w formie elektronicznej. System ten obowiązuje od 1 grudnia 2018 roku i jest znaczącym ułatwieniem dla pacjentów. Każde zwolnienie lekarskie jest generowane przez lekarza lub asystenta medycznego, a informacja o L4 trafia automatycznie do pracodawcy (na profil PUE ZUS) oraz do systemu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Dzięki cyfryzacji proces jest szybszy i wygodniejszy. Lekarz, wpisując numer PESEL, ma dostęp do niezbędnych danych, a samo zaświadczenie staje się oficjalnym dokumentem w momencie złożenia przez niego elektronicznego podpisu. 

Kiedy lekarz wystawia zwolnienie w formie elektronicznej?

Lekarz może wystawić e-ZLA z powodu choroby, która uzasadnia niezdolność do wykonywania pracy i prawo do zasiłku w ramach ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Zaświadczenia o niezdolności do pracy mogą być wystawione do trzech dni wstecz.

Wyjątkiem są choroby dotyczące zdrowia psychicznego – psychiatra może wystawiać dokument wstecznie na jeszcze wcześniejszy okres. Przepisy nie określają, na ile dni wstecz może zostać wystawione. Uzasadnieniem jest specyfika chorób psychicznych, które mogą utrudniać pacjentowi świadome i terminowe podjęcie działań w celu uzyskania zwolnienia.

W przypadku pobytu w szpitalu zaświadczenie wystawia się w dniu wypisu lub co 14 dni przy dłuższej chorobie.

Jak e-ZLA trafia do pracodawcy i ZUS?

Proces jest w pełni zautomatyzowany. Lekarz korzysta z systemu teleinformatycznego udostępnianego bezpłatnie przez ZUS, który jest integralną częścią wystawiania e-ZLA. Po podpisaniu dokument jest natychmiast przesyłany do ZUS-u. Następnie jest przekazywany na konto płatnika składek na PUE ZUS – nie później niż w następnym dniu po otrzymaniu przez ZUS.

W sytuacjach awaryjnych, np. braku internetu, lekarz powinien wydać zaświadczenie na wydrukowanym formularzu, które musi zelektronizować w ciągu 3 dni roboczych.

Jakie informacje widzi pracodawca na L4?

Zgodnie z zasadą ochrony prywatności pracownika pracodawca widzi na L4 jedynie te informacje, które są mu niezbędne do prawidłowego rozliczenia nieobecności. Pracodawca widzi rodzaj zwolnienia – „chodzące” lub „leżące”, ale nie dane, które pozwolą mu poznać powód nieobecności pracownika.

Pracodawca nie ma dostępu do szczegółowych informacji dotyczących rodzaju choroby i powodu niezdolności do pracy. Pracodawca widzi jedynie dane administracyjne, uprawniające pracownika do otrzymania świadczenia chorobowego.

Czy pracodawca widzi diagnozę i numer statystyczny choroby?

To, czy pracodawca widzi kod choroby, jest częstym pytaniem, a odpowiedź brzmi: nie, pracodawca nie widzi numeru statystycznego choroby ani szczegółowych informacji o tym, na co choruje pracownik (diagnozy medycznej).

Kod choroby to nic innego jak numer statystyczny choroby na zwolnieniu. Jest kodem konkretnej choroby pracownika, ustalonym według Międzynarodowej Statystycznej Klasyfikacji Chorób i Problemów Zdrowotnych (ICD-10).

Jakie dane pracownika są widoczne na zwolnieniu?

Na wystawionym zwolnieniu pracodawca widzi następujące informacje:

• dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, PESEL);
• adres pobytu w trakcie choroby;
• okres niezdolności do pracy;
• dane osoby objętej opieką (jeśli dotyczy);
• wskazanie lekarskie (cyfra 1 lub 2);
• jedynie kod literowy („A”, „B”, „C”, „D” lub „E”) – jeśli występuje.
  

  ZUS widzi kod choroby na zwolnieniu. Dzięki temu, że ma dostęp do numeru statystycznego choroby może łatwiej zweryfikować, czy choroba i okoliczności z nią związane są zgodne z deklarowanymi, co może być podstawą do kontroli.

Co oznaczają wskazania dotyczące poruszania się?

Na zwolnieniu lekarskim znajdują się cyfrowe kody, które precyzują wskazania:

• „1” – chory powinien leżeć – wskazane jest ograniczenie wysiłku fizycznego do niezbędnego minimum;
• „2” – chory może chodzić – uprawnia do wykonywania zwykłych codziennych czynności.

Niezależnie od cyfry kodu na zwolnieniu chory nie powinien podejmować żadnych działań, które mogłyby przedłużyć proces powrotu do zdrowia. 

Co oznaczają kody literowe na zwolnieniu lekarskim?

Specjalne kody na zwolnieniu lekarskim zawierają dodatkowe informacje, które mają wpływ na prawo do zasiłku lub jego wysokość.

Jaka jest rola kodu „A”?

Jest ważnym narzędziem informacyjnym, które zapewnia ciągłość rozliczania okresów zwolnień spowodowanych tą samą chorobą. Ma wpływ na maksymalny okres, za który mogą zostać wypłacone świadczenia.

Kod „A” – niezdolność do pracy powstała po przerwie nieprzekraczającej 60 dni i jest spowodowana tą samą chorobą, która była przyczyną niezdolności do pracy przed przerwą.

Gdy na zwolnieniu lekarskim lekarz zaznaczy Kod „A” – oznacza to, że oba okresy absencji powinny zostać zliczone do jednego okresu zasiłkowego.

Co oznacza kod „B” i jak wpływa na wysokość zasiłku?

Kod „B” wskazuje, że zwolnienie lekarskie przypada w okresie ciąży. Uprawnia do zasiłku w wysokości 100% podstawy wymiaru. Płatnik zasiłku wypłaca świadczenie za okres zasiłkowy trwający do 270 dni.

Na wniosek ubezpieczonego na zaświadczeniu lekarskim nie umieszcza się kodu „B” – pracownik może złożyć wniosek o jego pominięcie.

Kiedy na zwolnieniu pojawia się kod „C”?

Kod „C” jest stosowany, gdy niezdolność do pracy spowodowana jest nadużyciem alkoholu. Pracownik nie otrzyma zasiłku chorobowego za pierwsze 5 dni. Od 6. dnia prawo do świadczenia jest zachowane.

Co oznacza kod „D” na e-ZLA?

Kod „D” wskazuje na niezdolność do pracy spowodowaną gruźlicą. Ubezpieczony ma prawo do okresu zasiłkowego w wymiarze do 270 dni.

Podobnie jak w przypadku kodu „B”, lekarz nie zamieści tej informacji w e-ZLA na wniosek ubezpieczonego.

Kiedy stosuje się kod „E”?

Kod „E” oznacza, że jest to niezdolność do pracy spowodowana:

• chorobą zakaźną, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni;
• lub inną chorobą, której objawy chorobowe ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby.

Czy pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o L4?

Pomimo że elektroniczny dokument trafia do miejsca zatrudnienia automatycznie, pracownik wciąż ma obowiązek poinformować o nieobecności. Wynika to z przepisów prawa pracy.

W jakim terminie należy poinformować pracodawcę o nieobecności?

Pracownik ma przekazać informację niezwłocznie – nie później jednak niż w drugim dniu choroby. 

Przekroczenie terminu może zostać usprawiedliwione w wyjątkowych sytuacjach, które uniemożliwiają wykonanie obowiązku w wyznaczonym czasie. Może nią być poważna choroba lub inne nieprzewidziane zdarzenie.

Jakie są konsekwencje niepoinformowania o L4?

Nieprzekazanie informacji o L4 lub przekazanie jej w sposób niezgodny z przepisami, może prowadzić do różnych konsekwencji, m.in.:

• nałożenie kary porządkowej; 
• rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Zwolnienie dyscyplinarne może nastąpić, gdy pracownik nie powiadomi o nieobecności wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.

Jakie są dopuszczalne sposoby informowania pracodawcy (telefon, e-mail, SMS)?

Przepisy dopuszczają dowolną formę, o ile przepisy wewnętrzne w miejscu pracy nie określają innego sposobu.

Można to zrobić:

• osobiście lub przez inną osobę;
• telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności, np. e-maila lub SMS-a;
• drogą pocztową – liczy się data stempla pocztowego.

Czy pracodawca może skontrolować pracownika na zwolnieniu lekarskim?

Pracodawca zgłaszający do ubezpieczenia powyżej 20 osób ma prawo kontrolować, czy zwolnienie lekarskie jest prawidłowo wykorzystywane.

Kto może przeprowadzić kontrolę zwolnienia lekarskiego?

Kontrole przeprowadzają upoważnieni pracownicy, firmy zewnętrzne na zlecenie pracodawcy lub terenowe jednostki organizacyjne ZUS.

Czego dotyczy kontrola ZUS i pracodawcy?

Kontrola ma na celu sprawdzenie:

• czy chory nie wykonuje pracy zarobkowej;
• czy nie wykorzystuje zwolnienia niezgodnie z jego celem.

Jakie są konsekwencje nieprawidłowego wykorzystania L4?

Stwierdzenie nieprawidłowości może skutkować:

• utratą prawa do zasiłku chorobowego za cały okres;
• konsekwencjami dyscyplinarnymi, łącznie z rozwiązaniem umowy.

Wyjątek stanowi sytuacja, w której ubezpieczony najpierw przebywał w szpitalu, a później kontynuował zwolnienie w domu, a nieprawidłowości stwierdzono po opuszczeniu szpitala. Wtedy utrata prawa do zasiłku dotyczy jedynie okresu po wypisaniu.

Co może, a czego nie może pracodawca podczas L4?

Płatnik składek ma prawo do weryfikacji prawidłowości wykorzystania L4, jednak musi to robić z poszanowaniem prawa, prywatności pracownika, a przede wszystkim nie może ingerować w proces leczenia i rekonwalescencji.

Pracodawca może:

• kontrolować pracownika, który ma przebywać na zwolnieniu;
• zwrócić się do ZUS-u o weryfikację zasadności zwolnienia.

Pracodawca nie może:

• prosić o informacje o stanie zdrowia pracownika;
• naruszać prywatności i utrudniać powrót do zdrowia.

Kodeks pracy stanowi, że nadmierny, uciążliwy lub stresujący kontakt ze strony pracodawcy, który utrudnia rekonwalescencję, mógłby być uznany za sprzeczny z celem zwolnienia i naruszać dobra osobiste pracownika.

Czy pracodawca może dzwonić do pracownika na zwolnieniu lekarskim?

Przepisy tego nie zabraniają, jednak nadmierny kontakt, który utrudnia powrót do zdrowia, mógłby być uznany za naruszenie celu zwolnienia. Jeśli chory będzie wykonywać w tym czasie pracę zarobkową, nawet dla płatnika składek, może stracić prawo do zasiłku.

Czy pracodawca może zwolnić pracownika na L4?

Samo przebywanie na L4 co do zasady chroni przed wypowiedzeniem umowy o pracę. Jednakże ta ochrona nie ma zastosowania w przypadku rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy zatrudnionego.

Czy można rozwiązać umowę bez wypowiedzenia w trakcie zwolnienia?

Jeśli czas choroby na L4 wykorzystywany jest niezgodnie z celem, może to być podstawą do rozwiązania umowy. „Niewłaściwe wykorzystywanie” zawiera wszelkie aktywności, które mogą pogorszyć stan zdrowia lub przedłużyć okres choroby.

FAQ – co widzi pracodawca na zwolnieniu lekarskim?

Czy pracodawca wie, który lekarz wystawił e-zwolnienie?

Tak, na dokumencie widoczny jest identyfikator placówki, imię i nazwisko lekarza oraz jego numer prawa wykonywania zawodu.

Co zrobić, jeśli pracodawca nie otrzymał zwolnienia?

Jeśli pracodawca nie otrzymał zaświadczenia, pracownik musi dostarczyć mu wydruk. Czasem płatnik składek nie posiada profilu PUE ZUS. Wtedy powinien poinformować w pierwszym dniu pracy o obowiązku dostarczania mu wydruków e-ZLA.

Czy pracodawca może poprosić o kopię zwolnienia lekarskiego?

Pracodawca ma dostęp do e-ZLA na swoim profilu PUE. Jeśli, np. z winy systemów ZUS, zwolnienia nie widać w systemie, pracownik powinien dostarczyć wydruk. Lekarz powinien wydrukować zaświadczenie każdorazowo na prośbę pacjenta.

Jakie są kary za fałszywe zwolnienie lekarskie?

Główną konsekwencją jest utrata prawa do zasiłku chorobowego za cały okres objęty sfałszowanym dokumentem. Sfałszowanie może prowadzić do rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia w trybie dyscyplinarnym.

Bibliografia

1. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 2780).
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.
3. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141.
4. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie sposobu i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, (Dz.U. 2018 poz. 1326).
5. Międzynarodowa Statystyczna Klasyfikacja Chorób i Problemów Zdrowotnych ICD-10, https://ezdrowie.gov.pl/pobierz/icd_10_tom_ii.
6. Serwis informacyjny GOV.pl, Poznaj e-zwolnienie, https://pacjent.gov.pl/e-zwolnienie.
7. Poradnik ZUS, Najczęściej zadawane pytania dotyczące e-ZLA – pacjent, https://www.zus.pl/ezla/najczesciej-zadawane-pytania/pacjent.